اولین مرحله از فاز تجزیه و تحلیل، گذر از سیستم به سطح زیرسیستم می‌باشد. دومین مرحله، تحلیلِ ترتیبی اجزاء سیستم می‌باشد و سومین مرحله، طراحی و ترکیب است.

در مرحله طراحی و ترکیب، باید راه‌حل های گوناگون شناسایی شود و سپس راه حل های شناخته شده ارزیابی گردد بعد بهترین راه حل انتخاب شود و اجرا گردد و در انتها نیز آخرین مرحله، پیگیری جهت حصول اطمینان از تأثیرگذاری راه حل می‌باشد که همان مکانیسم کنترل در روش سیستمی می‌باشد. متخصصان مدیریت اغلب معتقدند که اگر یک مدیر، سازمان خود را به عنوان یک سیستم در نظر گیرد، مکانیسم حل مسأله آن ها آسانتر و کارآمدتر خواهد بود (مک لوید، ۱۳۷۸).

شایان ذکر است که ایده مشاهده هر پدیده ای به عنوان یک سیستم، منحصر به اقتصاد نیست. در واقع یک نهضت برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک وسیله برای فهم بهتر هر پدیده ای به وجود آمده است. این ایده اولین بار در سال ۱۹۳۷ توسط یک زیست شناس آلمانی بنام لودویگ وان برتالانفی^[۳۴] ارائه شد. وی این روش جدید را که اشاره به مستهلک کردن اصولی که عموماً در سیستم ها بکارمی روند، چه از لحاظ ماهیت عناصر شکل دهنده و چه روابط یا نیروهای بین آن ها، تئوری عمومی سیستم ها نامگذاری نمود. بعدها درسال۱۹۵۶کنث بولدینگ^[۳۵] تئوری عمومی سیستم‌ها را با یک روش دیگر ارائه کرد. بولدینگ نیز دو رویکرد در توصیف تئوری عمومی سیستم ها در نظر گرفت (مک لوید، ۱۳۷۸).

حاصل نگرش سیستمی، استفاده از مدل‌ها برای توصیف پدیده ها می‌باشد. یک مُدل، چکیده چیزی است که یک موجود نامیده می شود (میکائیلی، ۱۳۸۵).

الگو های سیستم

الگوهای سیستم مانند مدل‌های فیزیکی، داستان وار، گرافیکی و ریاضی، همه به کاربر اجازه فهم بهتر و ارتباط برقرار کردن با «موجود» را می‌دهد، که از این طریق، دیگر عناصر هم درک می‌شوند. مدل عمومی سیستم های یک سازمان می‌تواند برای تحلیل هر نوع سازمانی به کار رود، اما نمی‌توان انتظار داشت که یک مدل برای سازمانی خاص طراحی گردد. ارزش واقعی مدل عمومی سیستم ها، هنگامی نمایان می‌گردد که فرد فارغ التحصیل شده و فعالیت خود را آغاز نماید. مدل به فرد برای تنظیم سازمان کمک خواهد نمود. در آغاز، هر چیزی تازه خواهد بود مانند چهره های جدید، تسهیلات جدید، واژگان (ترمینولوژی) جدید و این به دلیل آن است که مدل، یک تصویر ذهنی از آنچه مورد انتظار است را برای فرد فراهم خواهد نمود (مک لوید، ۱۳۷۸).

شایان ذکر است که بهترین سیستم ها در صورتی که کاربران، آن را به کار نبرند توفیقی نخواهد داشت و امروزه سیستم ها و مدل‌ها با ابزارها و سیستم های رایانه‌ای طرح ریزی شده و به نُدرت از روش های دستی برای یک سیستم یا مدل استفاده می‌شود (غیاثی ندوش، ۱۳۸۹).

چرخه حیات سیستم

هر زیرسیستم در سیستم‌های اطلاعاتی رایانه‌ محور، مانند یک اُرگانیسم زنده می‌باشد که متولد می شود، رشد می‌کند، به بلوغ می‌رسد، عمل می‌کند و در نهایت می میرد. این فرایند تحول چرخه حیات سیستم SLC))^[36] نامیده می‌شود و شامل مراحل ذیل می‌باشد:

1. 1. برنامه ریزی

1. 1. تحلیل

1. 1. طراحی

1. 1. اجرا

1. بکاربردن

دوره حیات یک سیستم مُستلزم گذر از مراحل استانداردی است که هر یک به فعالیت های مدیریتی نیاز دارد. سیستم ممکن است به دلایل فنی یا سایر اشتباهات یا عدم مطابقت با تغییر محیط، کمتر مفید و مؤثر واقع شود. همچنین احتمال دارد زمانی که برای یک سیستم جدید برنامه ریزی می شود، نقایص بیشتر گردد. مرحله نهایی دوره حیات یک سیستم، مرحله جایگزینی آن خواهد بود. طول حیات هر یک از این مراحل، در سیستم ها متفاوت می‌باشد (مک لوید، ۱۳۷۸).

البته شایان توجه است که امروزه اکثر سیستم ها به صورت رایانه‌ای طرح ریزی می‌شوند و رشد رایانه و فنآوریها و اطلاعات و ارتباطات زیاد بوده و دوره حیات سیستم های رایانه‌ای به دلیل همین سرعت رشد فناوری نسبتاً کوتاه می‌باشد. اصل اساسی تجزیه و تحلیل و طراحی یک سیستم، عبارت است از تشخیص نیاز یک سیستم به تجدید نظر و یا جانشینی آن و اصل دوم سلسله مراتب و اولویت و آمادگی جانشین سازی با سیستم قبلی است (اعرابی و پارسائیان، ۱۳۷۸).

منحنی عمومی سیستم

امروزه برای نشان دادن چرخه حیات یک سیستم از منحنی ها استفاده می شود و به آن منحنی عمومی حیات یک سیستم می‌گویند، این مدل دارای چهار جزء و مرحله متفاوت است که در کارایی هر سیستمی تأثیر بسزایی دارد، چهار مرحله فوق بترتیب اولویت بشرح زیر هستند:

۱- بسط وگسترش

۲- رشد

۳- اشباع

۴- استهلاک (مک لوید، ۱۳۷۸).

مفهوم اطلاعات

برای درک بهتر مفهوم اطلاعات و عدم اختلاط آن با داده ها، ارائه تعریفی از این واژگان ضروری به نظر می‌رسد. داده ها شامل واقعیتها و اَشکالی هستند که برای کاربر، بی‌معنی می‌باشد، اما زمانی که این داده ها پردازش شوند، تبدیل به اطلاعات می‌گردند. لذا اطلاعات، داده های پردازش شده یا داده هایی با معنی هستند. تبدیل داده ها به اطلاعات توسط یک پردازنده اطلاعات انجام می شود. پردازنده اطلاعات یکی از عناصر کلیدی سیستم ادراکی است. پردازنده اطلاعات می‌تواند شامل عناصر رایانه‌ای، عناصر غیر رایانه‌ای یا ترکیبی ازآن دو باشد (مک لوید، ۱۳۷۸).

اطلاعات در سیستم های سازمانی مختلط انسان و ماشین از منابع زیر تغذیه می شود:

۱- دستیابی اطلاعات در محیط عملکرد مدیریت

۲- روش های ذخیره اطلاعات جهت عملکرد سیستم‌های های عامل

۳- روش های انتقال اطلاعات و نحوه ایجاد ارتباط و ذخیره‌سازی و بازیابی اطلاعات سیستم های اطلاعات مدیریت (مک لوید به نقل از میکائیلی، ۱۳۸۵).

امروزه اطلاعات برگِ ‌بَرنده سازمان های بزرگ است. از آنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی و معمولی برای سازمان های بزرگ، غیرممکن می‌باشد لذا سازمان ها به سیستم های اطلاعاتی برای پُرکردن این خَلاء روی آورده اند. اطلاعات لازمه تصمیم گیری است و امروزه پدیده ای چون انفجار اطلاعات، آلودگی اطلاعات و آنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفید از اطلاعات در این آشفته بازار، وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه و منسجم جهت تنظیم اطلاعات برای استفاده کاوشگران اطلاعات می‌باشد. مدیران، همچنین به یکی از دو سَبک متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راه هایی برای حل مشکل مبادرت می ورزند.

الف- سبک سیستماتیک^[۳۷] که در آن مدیر توجه خاصی برای پیگیری روش از پیش توصیه شده برای حل مشکل، مانند روش سیستم ها دارد.

ب- سبک حسی^[۳۸] که در این روش، مدیر به هیچ روش قطعی توجهی نداشته، و روش را برای وضعیت خاص، تغییر می‌دهد (مک لوید، ۱۳۷۸).