استاد دکتر جعفری لنگرودی معتقد است:

«هر سندی که فاقد شروط سند رسمی باشد مانند سفته، برات، چک، اسناد عادی غیرتجاری، سند عادی محسوب می شود.»^[۲۱]

مرحوم امامی نیز در تعریف سند عادی می‌گوید :

«سند عادی عبارت است از نوشته ای که به وسیله افراد تنظیم شده، بدون آنکه مأمور رسمی طبق مقررات قانونی در آن مداخله داشته باشد.»^[۲۲]

تعریف سند عادی:

از مدلول مواد ۱۲۸۴ و ۱۲۸۹ و ۱۲۹۳ قانون مدنی می توان نتیجه گرفت که سند عادی عبارت است از نوشته ای که به وسیله افراد عادی یا به وسیله مأمور رسمی فاقد صلاحیت یا مأمور صلاحیتدار اما بدون رعایت مقررات قانونی تنظیم شده باشد.

پس هرگاه سردفتری که مأمور صلاحیتدار رسمی محسوب می شود سند را تنظیم نماید اما آن را امضاء ننموده باشد چون ترتیبات قانونی را رعایت نکرده است پس سند عادی محسوب خواهد شد یا اگر کفیل دفترخانه ای که سردفتر آن منفصل شده است سند جدیدی را تنظیم کند هرچند ترتیبات قانونی را رعایت کرده و به امضاء متعاملین نیز رسیده باشد بازهم سند رسمی نخواهد بود به نظر سند عادی محسوب خواهد شد چرا که کفیل مربوطه صلاحیت نداشته که سند رسمی جدیدی تنظیم نماید.

۱۶-۲ اقسام اسناد عادی

۱) اسناد عادی که افراد امضاء یا مهر نموده اند :

نوشته جات بدون امضاء در عرف حقوقی ما به عنوان یک سند به معنی واقعی کلمه قابل قبول نیست برای اینکه ؛ نوشته ای برعلیه شخصی وقتی سند منسوب به او محسوب خواهد شد که امضاء مهر یا اثر انگشت وی در سند محرز شده باشد. والا علیه او مؤثر نخواهد بود اگرچه نوشته تمام به خط او باشد چرا که نوشته ناتمام است (بدون امضاء) و چنین نوشته ای کاشف از قصد انشاء و اراده جدی نویسنده آن نمی باشد و این ‌در مورد افراد بی سواد که فقط امضاء کردن (یا اثر انگشت زدن) را می دانند کاملاً محسوس می‌باشد.

چه بسا شخصی قصد انشاء مطلبی را داشته و با خط خود آن را تمام کرده لیکن با خودداری از امضاء قصد خود را متوقف نموده است.

۲) دفاتر تجاری

دفاتر تجاری که بر طبق قانون تجارت تنظیم می شود اگرچه در عرف تجاری به دفاتر رسمی مشهور است. اما از نظر حقوقی و قانونی جزء اسناد عادی محسوب می‌شوند زیرا مأمور رسمی که امروزه توسط ثبت شرکت‌های اداره ثبت اسناد صورت می‌گیرد آن را در شمار اسناد رسمی به حساب نمی آورد. لیکن قانون بنا به اهمیت موضوع آن ، از لحاظ نظم امور تجاری اعتبار خاصی به دفاتر تجاری داده است.

دفاتر تجاری بر دو نوع است : دفاتر رسمی – دفاتر عادی

۱-۱۶-۲ دفتر تجاری رسمی

‌بر اساس ماده ۶ قانون تجارت هر تاجری به استثنای کسبه جزء، مکلف است دفاتر ذیل را داشته باشد.

۱) دفتر روزنامه (ماده هفت ۷ قانون مذکور)، دفتر کل (ماده ۸)، دفتر دارایی (ماده ۹)، دفتر کپیه (ماده ۱۰)

هم اکنون هر ساله (آخر سال مالی) دفتر روزنامه و دفتر کل را برای مهر نمودن (پلمپ) به اداره ثبت شرکت‌ها می آورند و از دو دفتر دارایی و کپیه امروزه خبری نیست معلوم نیست که در عمل نیز دفاتر مذکور متروک شده اند یا خیر؟

این دفاتر به استناد ماده ۱۴ قانون مذکور، در صورتی که مطابق مقررات این قانون مرتب شده باشد بین تجار ، در امور تجارتی سندیت خواهد داشت و در غیر این صورت فقط بر علیه صاحب آن معتبر خواهد بود.

ماده ۱۲۹۷ قانون مدنی نیز این موضوع را متذکر شده است ؛ دفاتر تجارتی در موارد دعوی تاجری بر تاجر دیگر دلیل محسوب می شود مشروط برآنکه دفاتر مذبور مطابق قانون تجارت تنظیم شده باشد ولی دفاتر تجاری در مقابل غیرتاجر سندیت ندارد فقط ممکن است جزء قرائن و امارات قبول شود. (م. ۱۲۹۸ قانون مدنی)

۲-۱۶-۲ دفتر تجاری عادی

دفاتر تجاری عادی دفاتری هستند که تاجر بدون رعایت مقررات مربوطه در قانون تجارت برای امور تجاری خود تنظیم نموده است. این دفتر یا دفاتر نیز بر علیه تاجر معتبر خواهد بود. ماده ۱۴ قانون تجارت می‌گوید :

«دفاتر مذکور در ماده ۶ و سایر دفاتری که تجار برای امور تجاری خود به کار می‌برند … نشانگر این است که تاجر به جزء دفاتر مذکور در ماده ۶ قانون مذکور دفاتر دیگری می‌تواند داشته باشد که بر علیه صاحب آن اعتبار خواهد داشت. »

اسناد بازرگانی: اسنادی از قبیل چک، سفته، برات را نیز باید جزء اسناد عادی تلقی کنیم هرچند که در حکم اسناد لازم الاجراء هستند. اما این دلیل بر این نخواهد بود که این قبیل اسناد را جزء اسناد رسمی محسوب کنیم چرا که مأمور صلاحیتدار آن را تنظیم و یا ثبت نمی کند. و قانون گذار با توجه به اهمیت اینگونه اسناد آن ها را در حکم سند لازم الاجرا بیان نموده است.

ماده ۳۱۰ قانون تجارت به طور صحیح اشاره می‌کند که چک نوشته ای است که به موجب آن صادرکننده وجوهی را که در نزد محال علیه دارد کلاً یا بعضاً مسترد یا به دیگری واگذار می کند که خارج از موضوع بحث ما می‌باشد. سند در وجه و حامل را می توان در زمره این اسناد به شمار آورد.

سند مذکور نوشته ای است که امضاء کننده (صادر کننده آن را تعهد می‌کند وجه و یا وجوهی را در موعد معین به هر کس که آن نوشته را ابزار دارد بپردازد یعنی دارنده آن مالک آن شناخته می شود.)

۴ ) نوشته های خصوصی افراد:

منظور از این قبیل نوشته، نوشته هایی است که افراد در روابط خصوصی خود به یکدیگر می نویسند و اغلب این قبیل نوشته ها باید مصون و محرمانه باشند و هر گونه تجسس ‌در مورد آن ها ممنوع است. (اصل ۲۵ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران) لیکن منافاتی با اقرار کتبی مندرج در آن نوشته ندارد بعضی از حقوقداران معتقدند که چنانچه این قبیل نوشته امضاء یا پاراف یا مهر یا اثر انگشت نویسنده را دارا باشد بر علیه او معتبر است. ^[۲۳]

اما نگارنده معتقد است که چنین نوشته هایی جزء اسناد عادی می‌توانند محسوب شوند. حتی اگر امضاء یا پاراف یا اثر انگشت نویسنده را هم نداشته باشند. باید اشاره کنیم که بعضی از اسناد اصیل با لذات دارای خصوصیات یک سند هستند مثل یک قرارداد، مفاصاحساب، اسناد تجارتی ولی بعضی از اسناد این خصوصیات را ندارد و اتفاقاً عنوان خاصیت یک سند را پیدا می‌کنند.

۱۷-۲ سند اتفاقی :

نوشته ای که بدون قصد خاصی و راجع به امری که خارج از روابط حقوقی است نوشته شده والنهایه بر حسب اتفاق نسبت به موضوع معینی قابلیت استناد پیدا می‌کند. ^[۲۴]یک نامه عاشقانه یا ورقه انشاء یک دانش آموز به منظور گواهی بر امر حقوقی خاصی نوشته نشده است. اما همین نامه عاشقانه می‌تواند ‌در مورد روابط نامشروع و یا طلاق مورد استفاده قرار گیرد. یا یک ورقه انشاء (برگۀ امتحانی) می‌تواند علیه نویسنده اش مورد استفاده قرار گیرد همین اینکه در چنین مواردی ‌به این نامه ها استناد شد خاصیت یک سند را پیدا می‌کنند زیرا برای اثبات امری به کار رفته اند که دارای ارزش قضائی هستند.

۱۸-۲ جعل در حقوق موضوعه