ضرورت دقت نظر در احراز هویت متعاملین خصوصاًً معامل، وکیل یا نماینده و قائم مقام اصیل و نیز اصالت مدارک شناسایی، پاسخ استعلامات و اسناد و مکاتبات تعهدآوری که هر گونه خدشه ای در آن ها، مسئولیت مدنی و انتظامی دارد و گاهی خسارات جبران ناپذیری را برای سردفتر که اغلب سوءنیتی هم در کار نیست تحمیل می کند، بر کسی پوشیده نیست.

تجربیات کارشناسانه و مراجعات مکرر بازرسان و کارشناسان رسمی در رشته جعل، بررسی خطوط، امضا و اثر انگشت نشان داده است که به رغم دقت نظر، حساسیت ها و وسواس هایی که سردفتر، نماینده دفتر اسناد رسمی، سندنویسان و منشی دفاتر در احراز هویت اشخاص و ثبت اسناد اِعمال می دارند بعضاً با شکایاتی مواجه شده اند که با ارجاع امر به کارشناسی و پس از مراجعه کارشناس به دفترخانه و ملاحظه دفاتر قانونی و بررسی چگونگی و نحوه ثبت سند در دفتر اسناد رسمی و اسناد بایگانی مشاهده شده که اغلب بدون سوءنیت و به اعتبار اعتماد و شناخت ظاهری متعاملین و معتبر بودن شهود و معرف ها و حسب اصالت اسناد ماقبل و خصوصاًً وکالتنامه هایی که در دفاتر دیگری ثبت و صادر شده است و احراز هویت به صورت مختصر و ظاهری، مبادرت به صدور اسناد مهّم به ویژه سند قطعی منقول و غیرمنقول نموده که پس از مراجعه کارشناس به دفترخانه و بررسی نحوه و چگونگی ثبت سند و مقایسه امضائات و جملات (ثبت با سند برابر است) در دفاتر و یا دقت کارشناسی و مقایسه آثار انگشت ‌بر اساس اصول علمی و مکانیسم تشخیص هویت، مؤید عدم تطابق امضائات و یا اثر انگشت بوده و به عبارتی دیگر، فرد دیگری به عنوان معامل یا موکل و نظائر آن سند را امضا و انگشت زده است. با کشف و اثبات ادعای جعل، شاکی چاره ای جز متهم نمودن سردفتر، هرچند بی گناه، به مباشرت یا همکاری با جاعل نداشته و سردفتر هم مکلف به حضور در محضر بازپرسی است که گاهی به علت احساس بی گناهی و اطمینان از نحوه احراز هویت و اصالت سند، اولین اقدامی که برایش متصور است اعتراض به نظر کارشناسی و تقاضای رسیدگی توسط هیئت کارشناسان خواهد بود و معمولاً تجربه نشان داده است که نتیجه کار هیئت کارشناسی چیزی جز تأیید نظریه کارشناس بدوی نیست. در اینجا صرفنظر از پرداخت دستمزد هیئت کارشناسی، سردفتر بی گناه، به درخواست خود، تحصیلِ دلیل دیگری را هم برای شاکی فراهم آورده است و حداقل خود را به مباشرت در جعل و تبانی با متهم در مظان اتهام قرار می‌دهد و هرچند در این زمینه نحوه عملکرد مجرم یا مجرمان و استفاده از تکنیک های پیشرفته در جعل اسناد خصوصاًً مدارک شناسایی ممکن است در حدی باشد که با هر گونه دقت نظر و اِعمال وسواس، مسؤولانِ دفترخانه را قادر به تشخیص و حتی تردید در اصالت این گونه مدارک ننماید و ناخواسته و ندانسته اسنادی را به ثبت برسانند که با شکایت شاکی و متضرر از ثبت اینگونه اسناد و در نهایت ارجاع به کارشناسی، جعلی بودن این اسناد به اثبات برسد و مشکلات عدیده ای از جمله مجازات های جعل و حداقل سهل انگاری و ضرورت جلب رضایت شاکی و جبران خسارت و ضرر و زیان (مسئولیت مدنی) دامنگیر سردفتر و یا سایر مسؤولان دفترخانه شود که بعضاً جبران ناپذیری اینگونه مسائل آشکارا روشن است. لذا بیان نکات و توصیه های زیر که حاصل تجربیات کارشناسی نگارنده است شاید بتواند تا حدود زیادی به آسیب شناسی در این زمینه دست یافته و دست کم از بروز اینگونه مشکلات پیشگیری و یا آسیب های گریزناپذیر را در حد امکان کاهش دهد.

الف : موضوع انتخاب و دقت نظر در گزینش پرسنل دفترخانه خصوصاًً دفتریار و نماینده که شناخته شده، مورد وثوق، قابل شناسایی مجدد در زمان‌های ضروری آتی باشند و ضرورت نظارت و کنترل مستمر سردفتر در نحوه ثبت اسناد و حفاظت از دفاتر و اسناد دفترخانه ها؛

شناخت از نظر امین بودن و سلامت شخصیت روحی، روانی و حتی جسمانی.

میزان تحصیلات و سواد از نظر تسلط کافی به معانی کلمات و مفاهیم اصطلاحات حقوقی خصوصاًً در تشخیص دقیق و اصولی کلمات و عباراتی که بار حقوقی داشته، تعهدآور و مسئولیت آفرین است و نیز به کارگیری صحیح افعال در تحریر اسناد و حدود اختیارات از نظر کمی و کیفی و رعایت دقیق در تحریر قیود مهم زمان، مکان، حدود و اندازه ها و مقادیر با بهره گرفتن از ارقام به صورت عددی و حروفی به طوری که در تحریر هیچ گونه فاصله غیرمعمول و نامتناسب نداشته باشد تا امکان کم کردن، زیاد کردن و هر گونه تغییراتی را به صفر برساند.

نظم و ترتیب در انجام وظایف محوله، تحریر و بازخوانی اسناد به طور دقیق و همچنین تحصیل یقین در نبودن هر گونه ایرادی از نظر حقوقی، اغلاط املایی و انشائی، ارقام و نیز خواندن و تفهیم دقیق مندرجات اسناد به طرفین و در حضور همزمان متعاملین، معرف ها، شهود و مسؤولین امضاکننده دفاتر جاری، بانک و اتومبیل و دقت کافی در تنظیم اسناد نیم برگی و یک برگی، خلاصه معاملات و اسناد مالکیت و نظائر آن.

تحویل هر گونه سندی به متعاملین یا قائم مقام قانونی آن ها پس از تحریر نام و نام خانوادگی و امضا توسط خودشان و اخذ اثر انگشت به طور سالم و دقیق با بهره گرفتن از انگشت سبابه دست راست (از سرانگشت تا بند اول به طور کامل) و با بهره گرفتن از استامپ سالم که فاقد جوهر اضافی بوده و خشک نباشد.

نوشتن عبارت (ثبت با سند برابر است) توسط خود اشخاص و در صورت بیسوادی افراد، ضمن اخذ اثر انگشت، این جمله خوانا و دقیق توسط فرد دیگری که نقشی در تنظیم سند ندارد و یا در سند نامی از او برده نمی شود و با ذکر نام نویسنده این جمله به طوری که در صورت لزوم، این نویسنده قابل دسترس بوده و مورد وثوق و تأیید فرد بیسوادی که انگشت می زند هم باشد.

بعضاً مشاهده شده است مواقعی که اسناد از کثرت و تعدد برخوردار بوده و مفاد اسناد به جز نام متعاملین یا یکی از آن ها کاملاً مشابه و سطور مشخصی در تحریر اینگونه اسناد مورد استفاده قرار می‌گیرد سندنویسان دفترخانه با اصرار متعاملین جهت صرفه جویی در وقت، سند اول را در دفتر تحریر و به امضا متعاملین رسانیده و ‌در مورد بقیه اسناد سطور مورد لزوم را شمارش و در انتهای سطر آخر از متعاملین امضا می گیرند تا در فرصت مناسب، متن آن دیگر اسناد، به تکرار نوشته شود. تنظیم اسناد بدین صورت نه تنها منع قانونی دارد بلکه بعدها مورد ادعای سفید امضا گرفتن و موجبات مشکلات عدیده ای برای سردفتر و سندنویسان است. به طور کلی هر سندی که در دفتر ثبت می شود باید به طور کامل و با قلم واحدی و پس از درج دقیق تاریخ تنظیم و حتی ذکر ساعت دقیق تکمیل و در خاتمه تحریر، بلافاصله، به امضا برسد.

دفاتر جاری ـ بانک و اتومبیل باید دقیقاً برگ شماری و با دستگاه شماره زن واحد و رنگ واحد جوهر استامپ شماره شده و مهر مخصوص و انحصاری دادستانی در کنار شماره صفحه منعکس گردد.

هر گونه دست بُردگی حتی برای تغییر یک شماره که مثلاً اشتباهاً توسط سندنویس صورت گرفته باید با ذکر سطر و علامت گذاری و با همان قلم در قسمت توضیحات هر دو صفحه توضیح و تصحیح و به امضای متعاملین و سردفتر برسد و ممهور گردد.

آدرس متعاملین و حتی معرف ها و شهود باید به طور دقیق و قابل دسترس تحریر شود تا به هنگام ضرورت، حضور هر یک جهت توضیح در دفترخانه و یا مراجع قضایی و انتظامی امکان دسترسی به آن ها وجود داشته باشد.