سلاطین بزرگ را در تاریخ می شناسیم که برای نگه داری مهر خود امینی داشتند و آن را مهردار سلطنتی می نامیدند و از آنجایی که مهر با امور مالی و نقدی مربوط بوده معمولاً عنوان مهرداری با سمت خزانه داری توأم می شد. امرا و حکام زمانی به فرمان پادشاه همت می گماردند و آن را قبول می نمودند که از تعلق مهر به مقام سلطنت و قضا مطمئن می شدند. با این حال سوء استفاده های بسیاری از مهر برای ساختن اسناد و مدارک مهم و پر ارزش شده است و رنج ها و زحمت های مثمر اثر یا بی فایده ای برای شناخت اصالت و تعلق آن ها به صاحب مهر شده است. آنچه محقق شده این است که پیدایش مهر و استفاده از آن به معنی امروز بعد از اختراع کاغذ است. زیرا استفاده از این وسیله ملازمه ی مستقیمی با وجود کاغذ داشته است.

اگر مهر در مقدمه ی پیدایش خود مختص مقامات بالاتر جامعه بوده، دیری نپاییده که استفاده اعتباری آن برای مردم عادی و طبقات پایین تر هم رسیده است. بازرگان، صنعت گر، پیشه ور و حتی یک دوره گرد و پیله ور نیز به تدریج دارای این وسیله شدند و چون در نزد هر کس از نظر اعتبار مادی و معنوی دارای ارزش مخصوص بوده لذا برای تهیه آن از سنگ‌های نسبتاً قیمتی و فلزات با ارزش از قبیل نقره و امثال آن استفاده نموده اند و نوع عمومی آن از جنس برنج یا ترکیب آلیاژی دیگری ساخته می شد که در ته کیسه پول قرار می گرفت و در موارد ضرورت از آن استفاده می شد.

نامه های خصوصی نیز با اینکه با خط صاحب نامه نوشته می شد، در خاتمه با مهر نویسنده مهر شده و پشت پاکت جایی که آخرین گوشه ی پاکت بسته می شد باز هم مهر نویسنده را داشت و بدین وسیله از تعویض پاکت و عدم اطلاع از مندرجات نامه جلوگیری می شد.^[۱]

از وقتی که اصطلاح امضا در تشکیلات اداری و سیاسی وقت متداول شد و مورد عمل قرار گرفت، کم کم افراد باسواد و تحصیل کرده به تأثیر و خاصیت اعتباری آن آشنا شدند و در تاریخ و ادبیات معاصر به صور مختلف راه یافت. چنان که ایرج میرزا ملقب به جلال الملک به دلیل اینکه خود همکاری نزدیکی با مستشاران خارجی داشت زودتر از سایرین به وجود امضا وفوق یافته و آن را در یک قطعه از آثار نظمی خود به کار برده است. و چنین می‌گوید:

قبض آقای کمال السلطنه

با پوش امضا کنی بسیار زود

پس فرستی با همین مشدی سهیل

تا دعا گوید برای آن وجود

گر رسوم از ما طمع داری بگوی

ما خداوندان احسانیم و جود^[۲]

چناچه ملاحظه می شود شاعر برای گرفتن قبضی که مورد علاقه اش بوده امضای آن را مطالبه می کند.

در نو آوریهای ادبی و حتی صنعتی، جوامع بشری در هر نقطه ای از دنیا برای پذیرش آن همیشه به دو بخش تقسیم می‌شوند. دسته ای به مجرد آشنایی و اطلاع از آن قدم پیش می نهند و آن را با روی باز و گشاده می‌پذیرند و جهت اشاعه ی آن با تمام قوا می کوشند و از این که پیش قدم شده بر خود می بالند و افتخار هم می‌کنند. در مقابل جمع دیگری به وجود می‌آید که بنا به جهات سیاسی و یا علل سنتی و حفظ آداب و رسوم گذشته در وضع و موقعیت سابق می مانند و عدول از آن را جائز نمی دانند. در پذیرش امضا نیز برای معتبر کردن اسناد و نوشتجات روز، این رویه خود به خود پیدا شد. تشکیلات اداری از هر نوعی که بود، نویسندگان و طبقه ی روشن فکر آن را به زودی در روابط اداری و کتبی جای دادند. ولی محررین و فقها که زمام امور تنظیم اسناد آن روز را در دست داشتند، همچنان در حفظ روش گذشته پا بر جا ماندند. حتی وقتی نمایندگان مجلس شورای ملی از طبقات مختلف انتخاب شد و به مجلس آمدند، در کمیسیون‌های آن، برای امضای صورت جلسات مجلس از مهر استفاده می‌کردند که از مستندات این سخن صورت جلسات کمیسیون‌های مجلس شورای ملی تا دوره ی دهم است.

در نهایت هر قدر بر عمر پیدایش امضا افزوده شد، همین اندازه از موجودیت مهر در مراجع مختلف قانون گذاری کاسته شد تا روزی که به کلی استعمال مهر در این موارد به کلی متروک شده و امضا، جای خود را به معنای واقعی کلمه گرفته است.^[۳]

گفتار اول: تاریخچه امضا

دقیقاً معلوم نیست که امضا از چه تاریخی معمول شده است. همان اندازه که مهر از اندیشه جهان شرق بوده است، امضا از ابداعات دنیای غرب شناخته شده و اولین نمونه یا نام آن به قرن سیزدهم میلادی رسیده و منشور و فرمان بزرگ و معروف آزادی انگلستان در ۱۵ ژوئن ۱۲۱۵ میلادی از طرف پادشاه وقت به نام «جان» امضا شده و نهایتاًً این که اگر نامه های شرقی در آن تاریخ با مشخصات صاحب مکتوب شروع شده، نوشته های غربی با نام و مشخصات نویسنده متمم می شد و تردیدی در این نظریه نیست. بدین ترتیب غربی ها از استعمال مهر منصرف شده و علائمی نیز به آن مشخصات افزودند.

واژه امضا لغت عربی است و از نظر دستوری اسم شناخته شده و به معنی گذرانیدن و روان کردن است و معادل فارسی آن «دستینه» می‌باشد که از طرف فرهنگیان در سال ۱۳۱۷ به جای امضا انتخاب شده است.

امضا از نظر اصطلاحی به علامت ها و خطوطی گویند که در پای نوشته یا سندی می نویسند که معمولاً قاعده ای بر آن مترتب نیست. تقریبا تا صدور فرمان مشروطیت امضا حتی در مکاتبات اداری نیز معمول و متداول نبوده و هر نوشته یا دستور اداری با مهر اداره مربوطه ممهور بود. چنان که تلگرافهایی از مؤسسه کمپانی هند شرقی به وسیله ی تلگراف خانه ها می رسید فقط مهر مربوطه را داشت و حتی تا سال های ۱۳۱۸ شمسی مهر تلگراف خانه مبارکه در تلگراف های رسیده منقوش بود اما همین که پای مستشاران نظامی و اداری وقتی به ایران رسید ‌فرانسوی‌ها و بلژیکیها آن امضا را در بخش دولتی بنام «پاراف» که اصطلاح لاتین آن است رایج کردند. در حال حاضر در سازمان های دولتی واژه «پاراف» به امضا مختصر و کوتاه که مقدمه ی امضا اصلی است اطلاق می شود و گاهی به اصل امضا نیز می‌گویند.

در حالی که با وجود آشنایی با عمل امضا تا سال ۱۳۱۰ شمسی که قانون ثبت اسناد و دفاتر اسناد رسمی تصویب شد، اکثریت با سوادان ایرانی هنوز در مواقع ضرورت باز از مهر استفاده می‌کردند و هر کس با امضا و لزوم آن مواجه می شد برای شهادت و احیاناً برای تنفیذ اسناد و مدارک خود سر و کارش به مهر می افتاد. در آن تاریخ امضا دارای اثر قانونی شد و موجودیت رسمی آن در درجه اول برای جامعه ی ایرانی به عنوان یک اثر و پدیده ی متعلق به او تسجیل و مسلّم گردید و برای بی سوادان اثر انگشت جای امضا را گرفت و استفاده از مهر در جوامع ثبتی به کلی از میان رفت.