۳- به همه افراد باید اطلاع داد یا به بعضی افراد؟ یک مشکل دیگر این است که مدیران به ارتباطات اهمیت نمی‌دهند و یا فرض می‌کنند که ارتباطات خود به خود پیش می‌آید. ‌بنابرین‏ مهم نیست که چه اطلاعاتی را به چه کسانی انتقال داده‌اند.

۴- آیا شما مقصود من را دریافت کردید؟ به راحتی می‌توان مطمئن شد که اطلاعات را به فردی انتقال داده‌ایم ولی نمی‌توان مطمئن بود که آن ها همان‌ طور که شما خواسته‌اید آن را دریافت و درک کرده‌اند. متاسفانه زمانی از این درک نادرست آگاه می‌شوید که اشکال و ابهامی جدی به وجود آید.

۵- درباره چه چیزی باید صحبت کنیم؟ آخرین مشکلات ارتباطی ممکن است زمانی پیش بیاید که مدیران بی تجربه، وظیفه خود را حل مشکلات می‌دانند و اگر مشکلی وجود نداشته‌باشد ‌بنابرین‏

چیزی که باید ارتباط داشته باشد وجود نداشته باشد.

۶- داده داریم و اطلاعات داریم. همان‌ طور که سازمان‌ها گسترش پیدا می‌کنند، تمایل مدیران بر تاثیرگذاری متمرکز می‌شود. آن ها سیستم هایی را تولید می‌کنند که مقادیر قابل توجه داده تولید می‌کنند؛ یعنی اطلاعات خامی که به نظر نمی‌آید مهم باشند.

۷- اگر نظر شما برای مهم باشد، من به شما اطلاع می‌دهم. آخرین مشکلات ارتباطات، زمانی ایجاد می‌شود که مدیران ارزشی برای ارتباط با زیردستان قائل نیستند و معتقدند که زیردستان باید ساکت باشند و کار خود را انجام دهند .

۲-۱-۱۲- راه کارهایی برای حمایت از ارتباطات بالا به پایین و برعکس سازمانی :

اریک دیجست و نولاکورتنر ^[۴۹] در سال ۱۹۹۸ در پژوهشی تحت عنوان ارتباطات سازمانی راه کارهایی را برای حمایت از ارتباطات بالا به پایین و پایین به بالا به شرح زیر بیان می‌کنند (یحیایی ایله ای ، ۱۳۹۰) :

۲-۱-۱۲-۱- در ارتباطات بالا به پایین:

۱- مطمئن شوید هر یک از پرسنل یک کپی از طرح استراتژیک سازمان را دریافت می‌کند که شامل ماموریتهای سازمانی، دیدها، اهداف استراتژیک ^[۵۰] و روش های رسیدن به اهداف است.

۲- مطمئن شوید که هر یک از پرسنل یک کتاب راهنما دریافت می‌کند که محتوی همه روش کارهای بروز^[۵۱] شده پرسنل است.

۳- یک مجموعه اصلی از پروسه ها ^[۵۲] برای این که چطور کارهای روتین ^[۵۳] هدایت می‌شوند، تهیه کنید و آن ها را در منوال ^[۵۴] اجرایی استاندارد قرار دهید.

۴- مطمئن شوید که هر یک از پرسنل یک کپی از شرح وظایف خود و چارت سازمانی دارند.

۵- ملاقاتهای مدیریتی را به طور منظم داشته باشید ( حداقل هر دو هفته یکبار)، حتی اگر چیزی برای گزارش و پی‌گیری نداشته باشید. اگر ‌ملاقات‌ها را برای زمانی بگذارید که معتقدید شما چیزی برای گزارش دارید، در آن صورت ارتباطات یک طرفه می‌شود و سازمان ضرر می‌بیند.

۶- ملاقاتهای همه کارکنان با هم را هر ماه برگزار کنید تا مشخص شود که سازمان چه می‌کند. نگرانیها چیست و اخبار کلی درباره روند کار مشخص شود.

۷- راهبران و مدیران باید ملاقات رو‌در‌رو با کارکنان را حداقل یکبار در هفته داشته باشند،حتی اگرتعداد کارکنان سازمان زیاد باشد، مدیریت باید گهگاهی کارکنان را از نزدیک ببیند.

۸- ملاقاتهای منظم برای مناسبتهای دستیابی به اهداف داشته باشید. این کمک می‌کند که کارکنان دریابند که چه چیزی مهم است و به آن ها حس جهت دار بودن و اجرایی بودن می‌دهد.

۹- مطمئن شوید که همه کارکنان مجلات کارایی سالانه را دریافت می‌کنند که محتوی اهداف آن ها برای یک سال دیگر، بروز رسانی کار آن ها، اهداف، نیاز به پیشرفت و برنامه ها برای کمک به کارکنان جهت ارتقا می‌باشد ( ایله ای ،۲۰۱۱) .

۲-۱-۱۲-۲- در ارتباطات پایین به بالا :

۱- مطمئن شوید که همه کارکنان گزارشات وضعیتی را به طور منظم به سرپرست خود ارائه

می‌دهند. این گزارشات باید شامل کاری که در هفته گذشته انجام داده‌اند، کاری که در هفته آینده انجام خواهند داد و هر نظر خاصی که دارند باشد.

۲- مطمئن شوید که همه سرپرستان حداقل ماهی یکبار با تک تک افراد پرسنل خود ملاقات دارند

تا ببینند که کارها چطور پیش می رود، نگرانی های آن ها را بشنوند و … حتی ‌اگر این ارتباط یک

گفت‌وگوی کوتاه باشد، یک ارتباط مهم را بین سرپرستان و کارکنان ترویج می‌دهد.

۳- میزگرد برگزار کنید تا بازخوردهای ^[۵۵] این ‌ملاقات‌ها را ببینید.

۴- روی بازخوردها کار کنید. از کارکنان مشکلات را بپرسید، بنویسید و به آن ها پاسخ دهید حتی اگر پاسخ این باشد که شما هیچ کاری نمی توانید انجام دهید .

۲-۱-۱۳- ضرورت برقراری ارتباط در مدیریت :

هنری مینتز برگ ^[۵۶] در سال ۲۰۰۴ عامل ارتباطات را به عنوان یکی از مهم ترین عوامل در ایفای نقش مدیران بیان می‌کند که با استقرار کانال ارتباطی صحیح بین مدیر و کارکنان پنج هدف زیر تحقق می‌یابد(یحیایی ایله ای ، ۱۳۹۰) :

۱- رهنمودهای مشخصی برای انجام موفقیت آمیز وظایف به کارکنان ارائه می شود.

۲- کارکنان از عملیات و رویه های ^[۵۷] سازمان مطلع می‌شوند.

۳- به کارکنان آموزش داده می شود که چرا شغل آن ها در مجموعه سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

۴- کارکنان ‌در مورد عملکرد و اینکه کارشان را چگونه انجام دهند و چگونه پیشرفت حاصل کنند بازخود لازم را به دست می‌آورند.

۵- اطلاعات لازم به منظور وقوف بر ‌هدف‌های‌ سازمانی در اختیار کارکنان قرار می‌گیرد.

۶- از آنچه گذشت چنین استنباط می شود که تمامی وظایفی که مدیر انجام می‌دهد به ارتباطات مؤثر بستگی دارد .

۲-۱-۱۴- بهبود ارتباطات سازمان :

کارتر مک نامرا ^[۵۸] در سال ۲۰۰۷ در پژوهش ” مبانی داخلی در ارتباطات سازمانی ” بیان می‌کند از جمله ویژگی هایی که باعث می شود تا تنش‌های ارتباطی مدیران و کارکنان و نیز تنش های ارتباطی موجود در سازمان کاهش یابد، اطلاع داشتن مدیران و کارکنان از موضوعاتی مانند نواحی چهارگانه شخصیت هر فرد، بازخورد نمودن، افشا یا خودگشودگی، زبان ساده، گوش دادن صحیح، کنترل احساسات و توجه به علائم غیرگفتاری است. اطلاعات درباره شرایط اقتصادی ،نیازهای مشتریان ،رقبا ،نیروی کار ،تکنولوژی و … همگی برای ادامه حیات و موفقیت هر سازمانی مهم و حیاتی است (یحیایی ایله ای ، ۱۳۹۰) و در ادامه بدین‌صورت شرح می‌دهد :

بیشتر سوءتفاهم‌هایی که بین مدیر و کارکنان پیش می‌آید از عدم شناخت مدیر و درک نشدن پیام های مدیر به عنوان یک فرستنده ناشی می‌شود. شخصیت هر فرد عبارت است از تعبیر و تفسیر دیگران از رفتارهای نسبتا پایدار او. شخصیت مدیر را رفتارها و نگرش‌های وی که برای دیگران شناخته شده است و همچنین حوزه ای که برای دیگران ناشناخته است تشکیل می‌دهد. شخصیت افراد که مدیر هم جزیی از آن ها است بر حسب آنچه برای خود مدیر یا دیگران شناخته شده و یا ناشناخته است به چهار ناحیه تقسیم می شود.

ناحیه عمومی^[۵۹] : رفتارها و ویژگی هایی که هم برای مدیر و هم برای دیگران شناخته شده است.