• • کاهش احساس مسئولیت نسبت به کل سازمان

• • کاهش روحیه همکاری و کار تیمی و ایجاد رقابت های ناسالم

• ایجاد رقابت منفی جهت به دست آوردن منابع

‌بنابرین‏ آنچه که از موارد فوق نتیجه گیری می شود این واقعیت است که ارزیابی عملکرد باید در غالب یک نظام معین انجام گیرد تا از پراکندگی ارزیابی ها وگرفتار شدن در تله آن جلوگیری شود. سیستم های ارزیابی عملکرد قاعدتا باید به گونه ای باشند که ضمن این که مزایای ذکر شده را دارا باشند، توانایی اجتناب از تله های فوق را نیز داشته باشند. در غیر این صورت و با وجود ارزیابی پراکنده و غیر سیستماتیک، احتمال اینکه سازمان گرفتار تله ها و خطرهای ارزیابی شود بسیار زیاد خواهد بود (غلامی و نور علیزاده، ۱۳۸۷، ۳۳).

۲-۶ فرایند ارزیابی عملکرد

هر فرآیندی شامل اجرای مجموعه ای از اقدامات با ترتیب و توالی خاص منطقی و هدفمند می‌باشد. ارزیابی عملکرد مستلزم پیمودن گام های متعدد است. گام های مورد نظر در ارزیابی عملکرد به شرح زیر می‌باشد:

1. 1. تدوین و یا بررسی رسالت ها، مأموریت‌ ها، اهداف کلان و استراتژی ها

1. 1. تدوین و تنظیم شاخص های ارزیابی عملکرد

1. 1. تدوین و برقراری معیارها (استانداردها) ی عملکردی مرتبط با شاخص های ارزیابی

1. 1. ابلاغ و اعلام انتظارات شاخص های ارزیابی به ارزیابی شونده

1. 1. اندازه گیری عملکرد واقعی

1. 1. مقایسه عملکرد واقعی با استانداردهای هر شاخص

1. 1. اعلام نتایج و نحوه نیل به آن ها به ارزیابی شونده

1. اقدام به منظور به کارگیری عملیات اصلاحی برای بهبود مستمر عملکرد ارزیابی شونده از طریق مکانیسم بازخورد.

شکل (۲-۱) فرایند ارزیابی عملکرد را نشان می‌دهد. لازم به ذکر است وجود حلقه بازخورد در واقع اثربخش شدن نظام ارزیابی را تضمین می‌کند (مرکز مطالعات مدیریت و بهره وری ایران، ۱۳۸۰).

تعیین رسالت، مأموریت‌ ها و اهداف کلان و استراتژی ها برای دستگاه

جدول ۲-۲: کارت امتیازی متوازن

تدوین و برقراری معیار (استاندارد) عملکرد برای شاخص ها

ابلاغ و اعلان انتظارات و شاخص های ارزیابی به سازمان مورد نظر

سنجش (اندازه گیری) عملکرد واقعی

اعلام نتایج ارزیابی شونده و بحث در خصوص چگونگی حصول نتایج

مقایسه عملکرد با استانداردهای هر شاخص

اقدام به منظور به کارگیری عملیات اصلاحی (در صورت لزوم) به منظور بهبود و توسعه عملکرد سازمان

نمودار ۲-۱: فرایند ارزیابی عملکرد

۲-۷ اصول حاکم بر ارزیابی عملکرد

اندازه گیری عملکرد در سازمان ها را می توان به ستون فقرات انسان تشبیه کرد. سیستم ارزیابی عملکرد دقیقا مانند سیستم فقرات عمل می‌کند. سیستم ارزیابی عملکرد، اطلاعات را به مرکز تصمیم گیری و عمل(مغز سازمان) فرستاده و تصمیمات اتخاذ شده از آنجا را به تمام بدن می فرستد و از این رو بخش حیاتی سازمان محسوب می شود. ستون فقراتی که سالم است و وظیفه خود را دقیق انجام می‌دهد، این امکان را به مغز می‌دهد تا با تمام ورودی های حساس که در دسترس است، دائما در تماس باشد. سازمان ها هم دقیقا همین حالت را دارند. اما هنوز بسیاری از سازمان ها از ستون فقرات کامل و سالمی برخوردار نیستند و نمی دانند چه چیزی را و چرا باید ارزیابی نمایند. اما واقعیت این است که ارزیابی عملکرد تنها به عملکرد گذشته مربوط نمی شود بلکه مربوط به حیات فرداست، در واقع ارزیابی عملکرد پیشرفت سازمان در ابعاد تکنیکی و انسانی است. اصول زیر در طراحی و گسترش یک نظام ارزیابی عملکرد شناسایی شده است (دفتر ارزیابی عملکرد مدیریت، ۱۳۸۰) :

• • حضور مدیران ارشد در ارزیابی عملکرد

• • نیازمندی به یک چارچوب اصولی برای اندازه گیری عملکرد

• • ارتباط مؤثر داخلی و خارجی

• • منطقی،عینی و ملموس بودن اهداف و برنامه های ارزیابی عملکرد

• • اهداف و برنامه های ارزیابی عملکرد باید توانایی تبیین الگوهای رفتاری را داشته باشد.

• • مسئولیت و پاسخ گویی برای دستیابی به نتایج به وضوح مشخص و تفهیم شود.

• • قوانین و ‌مقررات و دستورالعمل های اداری، نظام ارزیابی را حمایت و پشتیبانی می کند.

• • ارزیابی عملکرد ابزاری برای تحقق اهداف و راهبردها و رشد سازمان

• • ایجاد تخصص لازم

• • در تنظیم اهداف و برنامه ها و اتخاب روش های ارزیابی باید اقتضائات محیطی سازمان لحاظ شود.

• • برنامه های ارزیابی عملکرد باید به گونه ای باشد که قابلیت اجرایی داشته باشد.

• • ارزیابی عملکرد باید فرایند مدیریت منابع انسانی را در سازمان تسهیل و اثربخش نماید.

• • با تعبیه سازوکار بازخورد در فرایند ارزیابی، امکان مشارکت کارکنان، افراد ذینفع و … در جهت به کارگیری عملیات و اقدامات اصلاحی میسر گردد.

• • سیستم های ارزیابی عملکرد نباید صرفا اطلاعات را انباشته کنند بلکه باید تصمیم گیرندگان را در فرایند تصمیم گیری یاری نمایند.

• • نظام ارزیابی عملکرد باید مثبت و نه بازدارنده باشد.

• • تمرکز دقیق و راهبردی

• • مقرون به صرفه بودن

• واقع گرایی در ارزیابی عملکرد.

۲-۸ سیستم های ارزیابی عملکرد سنتی و نوین

در بررسی فلسفه وجودی ارزیابی عملکرد با دو دیدگاه سنتی و نوین رو به رو می‌شویم. بسیاری از انتقادات مربوط به سیستم های سنتی ارزیابی عملکرد ناشی از ناکامی آن ها در سنجش و نظارت بر ابعاد چندگانه عملکرد به واسطه تمرکز بیش از حد بر شاخص های مالی است (زالی،۱۳۸۷، ۱۳)، که این امر ریشه در تئوری های اقتصادی دارد. اما شاخص های مالی به تنهایی نمی توانند تصویر مناسب و کاملی از فعالیت های داخل سازمان برای طراحان سیستم های کنترل مدیریت فراهم کنند (رجائیان، ۱۳۸۴، ۲۳).

استفاده از شاخص های مالی به عنوان تنها معیار در ارزیابی عملکرد، اثرهای نامطلوب زیر را به دنبال خواهد داشت:

• • عمدتاً کوتاه نگرند. لذا مدیرانی که عملکردشان با شاخص های مالی ارزیابی می شود، ترغیب می‌شوند که با به خطر انداختن ارزش ها و عملکرد بلند مدت سازمان، نتایج مالی کوتاه مدت را بهبود بخشند.

• • شاخص های مالی کلان نگر نیستند و عوامل بیرونی مؤثر بر فعالیت های سازمانی را در نظر نمی گیرند. لذا دید محدودی به مدیران می‌دهند و آن ها را وا می دارند که به سازمان به عنوان یک سیستم بسته نگاه کنند.

• • عمدتاً شاخص های گذشته نگر و تأخیر دارند؛ ‌به این معنی که خود حاصل بهبود عملکرد سازمان در حوزه های دیگرند. این شاخص ها عمدتاً حاصل شاخص های پیش رو هستند. کاهش زمان معرفی محصول به بازار، زمان فرایند، افزایش بازده فرآیندهای عملیاتی و … شاخص های پیش رو بوده و می‌توانند موجب بهبود شاخص های تأخیر داری نظیر سودآوری و نرخ بازده سرمایه شوند. بی توجهی به شاخص های پیش رو موجب می شود که روابط علت و معلولی بین شاخص ها در نظر گرفته نشود و سازمان نتواند مسیر بهبود عملکرد مالی خود را بیابد.